Klanten beoordelen ons met een 8,1
Voor culturele verenigingen en organisaties

Online workshop Fondsenwerving

Online workshop Fondsenwerving

Voor culturele verenigingen en organisaties

Hoe vraag je een fonds aan voor jouw grote culturele activiteit, zoals een concert, theatervoorstelling of festival? In deze online workshop nemen we je mee langs alle fases van fondsenwerving. We geven je handvatten om je fondsenwerving zo goed mogelijk aan te pakken en delen extra tips met je.

Inhoud workshop:

  • Projectplan
  • Begroting
  • Dekkingsplan
  • Financieringsmogelijkheden
  • Fondsen benaderen
  • Financiële afhandeling

We hebben twee documenten die handig zijn bij deze workshop:

  • De leidraad/hand-out, hierin gaan we verder in op het maken van een projectplan en begroting.
  • Het fondsenoverzicht, hierin kun je opzoek naar fondsen die passen bij jouw project.
  •  

Volg de online workshop Fondsenwerving

Begin hieronder met het volgen van de online workshop. Open de modules door te klikken op titels met het plusteken.

Fase 1: Projectplan

Projectplan

Fondsenwerving begint bij het maken van een projectplan. Wat is een projectplan en wat moet hier allemaal inkomen te staan?

Kort samengevat: Een projectplan is een overzichtelijk document dat beschrijft wat je wilt bereiken, hoe je dat gaat doen, en welke middelen je daarvoor nodig hebt.

Het is handig om de 3 gedragscodes van de cultuursector mee te nemen in je projectplan. Lees hier meer over deze codes.

Let op: Om een aanvraag te doen, heb je een juridische entiteit nodig, zoals een stichting of vereniging. Heb je dit niet? Zoek dan een partner met een juridische entiteit of kijk naar fondsen die hierop een uitzondering maken.

Financiering

Hoe wil je de financiering aanpakken van je project? In deze video vertellen we je over welke inkomstenbronnen je kunt inzetten. 
 

Kort samengevat: Maak een duidelijke begroting met een dekkingsplan, zodat je overzicht hebt van de kosten die je wilt maken.

Onderzoek vervolgens welke manieren er zijn om inkomsten te genereren. Denk bijvoorbeeld aan fondsen, ticketverkoop, sponsoring of crowdfunding.

De kosten die je in je begroting niet kunt dekken, vormen meestal het bedrag dat je bij een fonds kunt aanvragen.

Kostenposten & Dekkingsplan

Welke kosten denk je te maken voor je project? In deze video gaan we verder in op deze  kostenposten en hoe je deze wilt betalen in de vorm van een dekkingsplan.
 
 
Kort samengevat: In je projectplan vermeld je de kostenposten, zoals: personeel, technische apparatuur, decor & kostuums, locatiekosten (bijv. tribune, toiletten, stroom), promotie, reis- en verblijf, organisatiekosten en divers. In je dekkingsplan laat je zien hoe je de kosten financiert, bijvoorbeeld via eigen bijdragen, kaartverkoop, sponsoring, crowdfunding of andere acties.

Een waardevolle tip uit de video: Maak ook een Plan B, bijvoorbeeld 75% van je originele plan. Zo kun je verder als een fonds je aanvraag afwijst.

Planning

Een belangrijk onderdeel van je projectplan is een duidelijke planning. In deze video geven we handvatten en tips.
 
 
Kort samengevat: Zorg voor een duidelijke planning bij je fondsenwerving. Neem alle fases van je project op, zoals de doorlooptijden van fondsen, de eindevaluatie, eindafrekening en de definitieve toekenning (je project is pas afgerond na deze laatste stap). Het project mag bij de aanvraag nog niet zijn gestart. Maak afspraken daarom onder voorbehoud.
 
Een waardevolle tips uit de video
  • Begin bij de uitvoeringsdatum en plan alle fases met terugwerkende kracht in.
  • Houd rekening met een doorlooptijd van 4 maanden voor fondsen.
  • Plan een Go/No-Go moment, waarbij je 75-80% van je financiële doel hebt bereikt. Vanaf daar haal je vaak het laatste deel binnen. Heb je dit niet gehaald? Ga verder met een plan B.

 

Fase 2: Fondsenwerving

Fondsenwerving

Met je projectplan en planning op orde kun je op zoek naar passende fondsen. Hoe vind je fondsen die passen bij jouw project?

Kort samengevat: Steuninstellingen zoals Erfgoedpartners, Groninger Dorpen of Link050 (voor organisaties in de gemeente Groningen) bieden advies en fondsenoverzichten. Ook wij helpen je graag – download hier ons fondsenoverzicht.

Gebruik de informatie op de website van een fonds om je projectplan en planning aan te passen. Hier vind je vaak eisen, manieren van indienen en deadlines. Maak kort kennis, licht je project toe en stel verdiepende vragen. Met de informatie uit dit gesprek kun je je projectplan verder verbeteren.

Let op: Vraag een fonds niet simpelweg om geld, maar betrek ze als mede-eigenaar van je project. Zorg dat hun doelstellingen duidelijk terugkomen in je plan.

Fondsenaanvraag indienen

Om je aanvraag vlot in te dienen, kun je je alvast goed voorbereiden. We nemen de stappen met je door.

Kort samengevat: Zorg dat je goed voorbereid bent voordat je je aanvraag indient. Maak alvast een account aan en verzamel alle benodigde documenten. Denk bijvoorbeeld aan een projectplan, KvK-inschrijving, jaarrekening, begroting of andere relevante stukken.

Fondsenaanvraag in behandeling

Nadat je je aanvraag hebt ingediend, wordt deze in behandeling genomen. 

Kort samengevat: Vaak adviseert een adviescommissie het bestuur, dat uiteindelijk beslist. Soms vraagt het fonds om extra informatie. Lever deze snel aan.

Bij toewijzing
Krijg je subsidie? Dan ontvang je een beschikking met voorwaarden. Bij een fonds is het een donatie- of schenkingsovereenkomst, die je officieel moet ondertekenen.

Bij afwijzing
Een afwijzing is vervelend, maar lees de argumentatie goed. Vraag om verduidelijking als dat nodig is. Bespreek met het fonds of je met een verbeterd plan een nieuwe aanvraag kunt doen. Bij subsidieafwijzing kun je bezwaar maken, maar dit is vaak een langdurig traject met kleine kans op succes.

Waardevolle tips uit de video:

  • Heb je te maken met een afwijzing? Houd een goede relatie met het fonds; dit vergroot je kansen voor een volgende aanvraag

Fase 3: Go/No-Go-moment

Go/No-Go-moment

Het Go / No go moment is een belangrijk moment in je fondsenaanvraag. Wat houdt dit in en hoe pak je dit aan?
 
 
Kort samengevat: Plan je Go/No-Go moment wanneer je 75-80% van je financiering hebt geregeld. Met minder financiering is het risico te groot dat je het project niet kunt uitvoeren zoals gepland.
 
Heb je dit percentage wel bereikt? Dan is de kans groot dat je de resterende financiering rond krijgt. Je kunt er ook voor kiezen om een aangepast plan B uit te voeren met concessies in je project.

Fase 4: Voorbereiding & Uitvoering

Voorbereiding & uitvoering

Hebben jullie tijdens het Go / No Go moment besloten om door te gaan. Dan kun je starten met de uitvoering van het project.

Kort samengevat: Zodra je besluit je project uit te voeren, kun je voorlopige afspraken omzetten in definitieve contracten. Houd bij welke projectonderdelen je moet verantwoorden, zoals het aantal bezoekers. Noteer deze gegevens zorgvuldig voor je eindverslag.

Fase 5: Evaluatie & Toekenning

Evaluatie & toekenning

Na je project moet je enkele zaken afronden. In deze video gaan we hier verder op in.

Kort samengevat: Na je project moet je enkele zaken afronden, zoals een eindverslag en eindafrekening. Zorg dat je bezoekersaantallen, deelnemersaantallen en publicaties opneemt in je verslag.

Let op:

  • Tekort in je eindafrekening? Los dit zelf op; een fonds verhoogt de bijdrage niet.

  • Budget over? Neem contact op met het fonds om te overleggen over de besteding, bijvoorbeeld voor extra’s voor betrokkenen of voor een volgend project.

  • Termijn indienen eindverslag: Houd de deadline goed in de gaten. Te laat indienen kan leiden tot problemen, zoals het niet ontvangen van het laatste deel van de financiering.

Een tijdige en volledige afronding versterkt de relatie met het fonds en vergroot de kans op toekomstige samenwerking.

Fase 6: Afronding

Definitieve toekenning & afronding

Na een definitieve toezegging van een fonds of subsidiegever, kun je het project definitief afronden.

 

We hopen dat je aan de hand van deze online workshop aan de slag kunt met de fondsenwerving van jouw project. Heb je nog vragen of kun je extra hulp gebruiken bij je fondsenwerving? Neem contact met ons op via hallo@kultuurloket.nl. We helpen je graag verder.

Download de hand-out/leidraad

Download het fondsenoverzicht

 

Volg de workshop live!

Deze workshop fondsenwerving organiseren we ook in fysieke vorm. Deze workshops zijn gratis te volgen op verschillende locaties in de provincie Groningen. Wil je dat een ervaren fondsenwerver actief meedenkt? Dan kan het interessant zijn om mee te doen. Bekijk hier wanneer de eerstvolgende workshop is en meld je aan!

Meer weten?

Mail het KultuurLoket

hallo@kultuurloket.nl

Download de hand-out Bekijk het fondsenoverzicht

Kun je hulp gebruiken bij je projectplan of begroting? Paula of de andere adviseurs helpen je graag. Stuur ons een mail via onderstaande knop. Ons advies is altijd kosteloos.

Mail KultuurLoket