Sociale veiligheid als bestuur

Wijs binnen het bestuur één persoon aan die sociale veiligheid onder de aandacht houdt. Deze aandachtspersoon zorgt dat het onderwerp op de agenda blijft. Denk aan: informatie over de vertrouwenspersoon actueel houden, sociale veiligheid jaarlijks bespreken en zorgen dat leden, deelnemers, vrijwilligers en begeleiders weten waar ze terechtkunnen. 

Vaak is de secretaris hiervoor een logische keuze, omdat die meestal betrokken is bij communicatie, documenten en de website. Heeft jullie bestuur iemand met leden, vrijwilligers, jeugd of communicatie in de portefeuille? Dan kan die persoon ook passend zijn. 

Het is verstandig als deze aandachtspersoon zich ook verder verdiept in sociale veiligheid. Bijvoorbeeld door een workshop te volgen en informatie te lezen over VOG’s, basisafspraken, gedragscode, aannamebeleid, vrijwilligersbeleid, meldprotocol of klachtenregeling. De aandachtspersoon hoeft dit niet allemaal zelf uit te voeren, maar kan wel voorbereiden welke vervolgstappen bij jullie groep, vereniging of stichting passen. 

Let op: een aandachtspersoon is iets anders dan een vertrouwenscontactpersoon of vertrouwenspersoon. Een vertrouwenscontactpersoon is iemand binnen de eigen organisatie die een korte cursus heeft gevolgd en bij wie leden terechtkunnen met zorgen, signalen of klachten. Voor kleine groepen, verenigingen en stichtingen raden wij dit ten zeerste af. In kleine groepen kent iedereen elkaar vaak. Daardoor kan het lastig zijn om echt onafhankelijk te blijven en kan de drempel om iets te delen juist hoger worden. 

Een vertrouwenspersoon heeft een gedegen opleiding gevolgd en is een onafhankelijke persoon bij wie iemand echt vertrouwelijk zijn verhaal kan doen.  
 
Benoem daarom wel een aandachtspersoon binnen het bestuur en maak gebruik van de gratis vertrouwenspersoon van KultuurLoket. 

Organiseer een bijeenkomst met leden, deelnemers, vrijwilligers en begeleiders over hoe jullie met elkaar willen omgaan. Dat hoeft geen grote of ingewikkelde bijeenkomst te zijn. Je kunt dit bijvoorbeeld doen tijdens een ledenavond, start van het seizoen, vrijwilligersoverleg of aparte themabijeenkomst. 

Bespreek vooral situaties die bij jullie kunnen voorkomen. Denk aan appgroepen, repetities, lessen, kleedkamers, vervoer, nazitten, grappen, opmerkingen, fysiek contact of machtsverhoudingen tussen begeleider, docent, dirigent, regisseur en deelnemer. 

De praatkaart Sociaal veilig? Zo doe je dat! kan hierbij helpen. Die laat zien hoe je het gesprek stap voor stap voert: leg uit wat sociale veiligheid is, bespreek ongemakkelijke situaties, maak concrete gedragsafspraken, zet afspraken op papier en plan een moment om erop terug te komen.  

Schrijf de afspraken kort op en deel ze met iedereen. Zet ze bijvoorbeeld op de website, bespreek ze bij de start van het seizoen en kom er af en toe op terug. Zo worden afspraken geen document in een map, maar onderdeel van hoe jullie met elkaar omgaan.  
 
Vinden jullie het lastig of spannend om zo’n bijeenkomst zelf te begeleiden en uit te werken? Dan kunnen jullie hulp inschakelen. SESAM Academie rekent hiervoor een richtbedrag van ongeveer €25 per uur per adviseur. Een dagdeel van 4 uur kost daarmee ongeveer €100 per adviseur. 
 
Deze basisafspraken vormen ook een goede basis om later een gedragscode of preventiebeleid binnen de groep, vereniging of stichting uit te werken. Ook dit is steeds vaker nodig bij subsidieaanvragen. 

Om risico’s te beperken, zoals ongepast gedrag, financiële misstanden of andere vormen van grensoverschrijdend gedrag, is het verstandig om van vrijwilligers, medewerkers en zzp’ers die werken met kwetsbare personen (kinderen, jongeren, mensen met een verstandelijke of lichamelijke beperking, ouderen, mensen die zorg of begeleiding nodig hebben), vertrouwelijke gegevens of geld een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te vragen. 

Voor vrijwilligers die werken met kwetsbare mensen kan een VOG in veel gevallen gratis worden aangevraagd via de Regeling Gratis VOG. Als vereniging of stichting moet je hiervoor zelf een aanvraag indienen om van deze regeling gebruik te maken. Een VOG voor deze groep is ook steeds vaker vereist voor het verkrijgen van subsidies. 

Voor andere functies, zoals penningmeester, medewerker of zzp’er, zijn er meestal wel kosten verbonden aan een VOG. Reken op ongeveer €35 voor een digitale aanvraag via Justis of ongeveer €40 via de gemeente.  

Let op: voorkom onnodige uitgaven. Er zijn commerciële partijen die tegen extra kosten VOG-aanvragen voor je klaarzetten, terwijl je dit eenvoudig zelf kunt regelen via de officiële route.

Hebben jullie bovenstaande eerste stappen gezet? Kijk dan welke vervolgstappen bij jullie groep, vereniging of stichting passen. Je hoeft niet alles tegelijk te doen. 

Denk bijvoorbeeld aan een risico-checklist, uitgebreidere gedragscode, aannamebeleid, vrijwilligersbeleid, meldprotocol of klachtenregeling. Daarmee leg je duidelijker vast hoe jullie sociale veiligheid regelen, wie welke rol heeft en wat er gebeurt als er toch iets misgaat. 

Voor uitgebreide uitleg, voorbeelden en documenten kun je gebruikmaken van de toolbox van SESAM academie en het kennisdossier van Vereniging VrijwilligerswerkNL.